Discussão:Garoa Hacker Camp Zero

De Garoa Hacker Clube
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Sobre o Garoa Hacker Camp

Promover a confraternização entre os associados e frequentadores do Garoa e servir como embrião para um camping hacker de médio porte, aos moldes do CCCamp, a ser realizado dentro de um ou dois anos.

Local

Uma casa com 2 quartos, sala, cozinha, varanda, banheiros, churrasqueira, fogão a lenha e piscina (os quartos serão usados para guardarmos coisas da organização). Existe uma ampla área externa que pode ser usada para camping (cerca de 30 barracas).

Capacidade

Para um número grande de pessoas (>100), seria estritamente necessário locar estrutura adicional (banheiro, tendas). Sendo assim, na dúvida, decidimos por estabelecer um limite arbitrário de 42 pessoas.

Uso dos espaços

Local Capacidade Uso
Varanda da casa ~15p hacklab - levar extensões, cabos ethernet, switch e router
Sala da casa ~15p palestras/debates - levar telão, projetor e posssivelmente cadeiras
Varanda da churrasqueira ~30p Churrascker/cerveja - não precisa levar aparatos, só, comida, carvão e os descartáveis
Cozinha da casa ~3p Cozinhar comida, uai...
Gramado de cima ~20 carros estacionamento
Gramado de baixo ~30 barracas camping
  • Estudar montar mais uma tenda tipo "circo" próxima ao rio para atividades mais informais/barcamp, pois é difícil levar energia
  • Pedreira próxima ao local: base de lançamento de foguetes

Infra necessária

  • Réguas e extensões
  • Projetores (pelo menos 2)
  • Telão
  • flipchart
  • Iluminação para área do camping
  • Tenda (pedir emprestado aqueles 3 gazebos que tem na CCD)
  • Tenda maior para beira do rio?
  • Equipamento de áudio/vídeo para gravação?
  • Equipamentos
    • estações de solda
    • osciloscópio
    • equipamentos para oficinas específicas
  • Alugar cadeiras e mesas
    • 30 cadeiras
    • 5 mesas

Planejamento

Responsaveis

  • pitanga
  • anchises

Cronograma

Deadlines a serem definidos:

  • Fechar estimativa de custos
    • Fechar lista de infra
    • Fechar lista de compras
  • Divulgar
    • data de anuncio oficial (sugestao: 01/10)
      • pre-requisito: definir custo, valor de inscricao e comecar a procurar patrocinadores
  • data de inicio das inscrições
    • Abertura das inscrições
    • Fechamento das inscrições
    • pré-inscricção para associados
  • data do call for papers ( oficinas e palestras)
    • Deadline Call for Oficinas
  • Fechar contratações (cozinheiro/a, limpeza) (sugestao: 01/11)
  • E-mail para inscritos com informações do local (sugestao: 05/11)
  • Visita de reconhecimento

Reconhecimento

Fazer uma viagem de reconhecimento ao local alguns dias antes (Pitanga)

Membros podem ir um dia antes para preparar o local?

Podemos reservar a "ponte" entre o feriado de 15/11 e 18/11 para fazermos as compras de comidas e bebidas e irmos p/ o sitio pelo menos um dia antes de todo mundo.

Divulgação

  • Como o evento é de pequeno porte e preparatório para um evento maior, a divulgação ficará restrita ao garoa e iniciativas parceiras (demais hackerspaces brasileiros, transparência, ônibus hacker, CCD, etc)

Inscrições

  • Pagou tá inscrito.
  • Pagamento via PagSeguro
  • Desconto para membros do Garoa
  • Período de 10 dias para inscrição apenas de membros do garoa e de outros hackerspaces convidados

Patrocínio

Objetivo: arrecadar dinheiro para garantir custos. Sugestão:

  • Um patrocinador (maximo de 2 patrocinadores)
  • Cota de R$ 1,500
  • Benefício p/ o patrocinador: 2 inscrições VIP (incluindo para ele proprio), logo na camiseta do evento, distribuir brindes com o logo


Tarefas

  1. definir data
  2. estimar capacidade maxima
  3. pedir um logo para o Tony
  4. estimar custos
  5. pensar na arrecadação de dinheiro:
    1. ingresso
    2. venda de cerveja
    3. venda de brindes:
      1. camisetas como o evento é mais restrito, estudar colocar a camiseta no "kit" --Pitanga 15h26min de 3 de setembro de 2011 (PDT)
      2. camisetas ou canecas do Garoa (mandar fazer)
    4. patrocinadores
  6. divulgação
    1. e-mail na lista do Garoa
    2. contatar ônibus hacker
    3. contatar Fundação HS
    4. contatar LHC
    5. contatar Rio
    6. contatar HSSJC
  7. infra
    1. visitar local, fazer planta (provavelmente 1-2/10/11)
    2. pensar em iluminação para o camping: postinhos que carregam com a luz solar como tinha no CCCamp: ver preço. obs: recentemente foi instalado um poste de iluminação próximo ao local do camping. pensar em usar lampiões a gás - já tem um lá e meu pai disse que ia comprar outro.
    3. contratar cozinheiro(a)/limpeza
    4. lista de equipamentos que vamos levar: ver infra (abaixo)

Custos

Os custos giram praticamente em torno da alimentação, e mais alguma coisa para providenciar a limpeza do local após o camping. Também precisamos avaliar se vamos precisar comprar algum equipamento ou alguma necessidade especial de infra (por exemplo tenda).

Cerveja: vender no estilo "faça seu troco" (lucro irá para o Garoa)

Lista de compras

  • Comida/Bebida
    • Cerveja
    • Churrasqueáveis
    • Água/Refri
  • Limpeza
    • Saco de Lixo
    • Sabonete, material de limpeza, papel higiênico
  • Descartáveis
    • copos, pratos, talheres, guardanapos

Estimativa grosseira

  • Refeições: R$20*refeição*pessoa = R$80/pessoa (inclui descartáveis, água, refri)
  • Café da manhã: R$5/pessoa/dia = R$10/pessoa
  • Crachás: R$5/pessoa
  • Limpeza: R$300 (material + faxineira)
  • Cozinheiro: R$100/dia (material de cozinha: pratos, guardanapos, etc)
  • Aluguel de mesas e cadeiras: R$200 (chute)
  • Limpeza prévia da área de camping: ver qto custa o dia do Carlinho.
  • Camiseta (sugestão de adicionar no kit): R$25
  • Combustível e pegágio para tarefas de organização (buscar pão de manhã, buscar e levar cozinheiro): ~R$100

Estimativa grosseira: R$140,00 R$133,70 (sócios e palestrantes) e R$150,00 (não sócios).

Refeições

  • Café da manhã: café, nescau, leite, suco, frios, frutas, pães (tem padaria lá perto ou vamos ter que levar o pão de SP?) Tem padaria a 20 km.
  • Sexta: macarronada (jantar) (2 opções: molho de tomate simples para os vegetarianos e com calabreza p/ os carnívoros)
  • Sábado: galinhada (almoço, pensar em alternativa veg) e pizza (jantar)
  • Domingo: churrasco (almoço) + churras veg?

Refrigerante e água inclusos.

Cerveja paga à parte, esquema faça seu troco.

  • Repensar: comprar cerveja em garrafa sai bem mais barato, porém não é tão prático para fazer "faça seu troco" nem para transportar. E fica um clima mais informal.
  • Latinha é mais prático

Estudar Contratar alguém para ficar responsável pela cozinha/churrasqueira. Dependendo do número de pessoas será necessário levar panelas grandes e pratos descartáveis. Vou ver se consigo as panelas grandes com a minha avó.

Brainstorming de atividades

  • Workshop de horta e criação de galinhas (by pai do pitanga)
  • Trilha Meta
    • Painel - Como montar um hackerspace em 42 dias (lições aprendidas, dificuldades)
    • Painel - Como chagar a 42 hackrspaces no Brasil em 3.14 anos
    • Debate / Painel: Preparativos oara o segundo Garoa Hacker Camp
  • Trilha Hack
  • Desconferência
  • Trilha Make
    • Oficinas
    • Fazer CFP
    • Obrigatória: Oficina de Foguetes (definir responsável)

Toró de parpite

Algumas ideias que surgiram na Reunião de 19/04/2011

  • levar jogos de tabuleiro
  • oficina de espaçomodelismo
  • construir uma potato gun

Preparando para o pior (lei de Murphy):

  • Levar kit de 1os socorros: lá tem umas coisas, mas nunca é demais;
  • Há hospitais por perto, em caso de emergência? SIM.
  • Levar extintor de incêndio? Não acho necessário... alguém vai mexer com alguma coisa que poderia explodir? SIM.
  • Há risco dos vizinhos reclamarem? De aparecer polícia? SIM. Mas é só não fazer muito barulho depois das 10. NÃO. Em uma situação extrema os vizinhos usariam outros recursos.
  • Ficar de olho na previsão do tempo: Quando chove muito fode a estrada. Mas não há o que fazer. Cancelamos o camp por causa da chuva aí na outra semana chove de novo. Então o negócio é admitir esse risco e estar pronto para enfrentá-lo. Vou verificar se há risco de enchente esse ano. Em casos extremos ela pode cobrir uma parte da área de camping, mas a cheia costuma ser em janeiro/fevereiro. --Pitanga 10h12min de 31 de agosto de 2011 (PDT)
  • Risco de guerra nuclear, apocalipse zumbi, ataque de bicho papão?