Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 10

De Garoa Hacker Clube
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Planejamento

Datas importantes

  • Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 04 de Outubro de 2014
  • Notificação aos autores selecionados: 08 de Outubro de 2014
  • Divulgação da Agenda: 08 de Outubro de 2014
  • Início das inscrições: 08 de Outubro de 2014
  • Deadline para patrocinadores: 08//11
  • Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 15/11
  • Co0L BSidesSP YSTS Edition: 23 de Novembro de 2014
  • Primeiro encontro do Mentorship program: ?
  • Segundo encontro do Mentorship program: ?

Idéias

  • Música no intervalo. acabou a música, volta p/ a sala


To do

  • Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento
  • Camisetas
    • bolar arte - Rani
    • Confecção: BSides, Garoa, Pirates
  • Atividades / agenda
    • Confirmar palestras pendentes: DMR, Diego, Trend, +2
    • Confirmar oficina de drone
  • Competição de drone
    • Oficina: verificar computador p/ simulador
    • Pista do seguidor de linha + Sumo
  • Confirmar agenda:
    • HJF
    • BR Arsenal
    • LT
  • Call for Volunteers - Anchises
  • Verificar PUC: projetor backup
    • Fazer decoração: pintar os cavaletes
      • Iremos usar cavaletes da eleição ;)
    • Fazer Banner BSidesSP ?
    • Fazer bandeira BSidesSP ?
    • Fazer crachá
  • Contratar churrasco
  • Lojinhas
    • Novatec
    • LdG
    • Garoa
    • BSides
      • Fichas de poker: R$ 5
      • Camiseta do evento (5 cada tamanho): R$ 30
      • Kit de Camisetas eventos passados
      • Boton, adesivo
  • Cavaletes
    • Total = 18
    • 1 = logo do evento
    • 1 = logo pirates bar
    • 5 = indicação de sala
    • 1 = patrocinadores

Checklist

pré- evento

  • pegar banners
  • levar camisetas novas e antigas
  • equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
  • imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
  • imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
  • imprimir lista de inscritos - Anchises
  • imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
  • imprimir nome das salas - Anchises

dia do evento

  • equipe de recepção
    • acesso internet
    • acesso ao eventbrite
    • lista de quem vai receber camisetas
    • crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
    • tickets de senha para sorteio - anchises
    • separar as camisetas por tamanhos
    • separar troco para o dia do evento
  • equipe da lojinha
    • arrumar loja e lista de preços
    • conseguir dinheiro trocado
    • fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
  • equipe de sala
    • arrumar salas
    • pregar cartazes / decoração
    • testar som e video
    • aviso de tempo
    • colar cronograma de atividades na porta da sala

Planejamento do evento

  • Chegar a partir das 9am
    • O pessoal começa a entrar as 10am
    • Palestras começam pontualmente as 11am
  • dividir tarefas entre voluntários
    • 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
  • Haverá um buffet contratado para o churrascker
    • As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
    • revezar as equipes para que todos possam comer ;)

Atividades críticas:

  • Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
  • Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
  • Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
  • Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
  • Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
  • Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
  • Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã
  • equipe de recepção
  • quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
  • IMPORTANTE - organizar duas filas:
    • uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
    • uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
      • para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
      • Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
    • Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
      • Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
  • Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas
  • equipe Lojinha
    • quantidade de pessoas: 2 pessoas
    • manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
    • A lojinha irá funcionar a partir do almoço
    • Coisas para vender:
      • botons diversos
      • adesivos
      • sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
      • passaporte hacker
      • canecas (5)
  • equipe de sala
    • um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
    • testar som e video nos intervalos
    • aviso de tempo


procedimento de recepção

  1. pedir comprovante de inscrição
    1. se tiver - escanear QR Code
    2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
    3. se não se inscreveu - anotar nome, email
  2. entregar ticket para sorteio de brinde
    1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)

BCP

  • Chuva??

Estatísticas

  • 19 palestrantes
  • 592 inscritos
  • 282 presentes
  • 96 respostas ao formulário de avaliação pós-evento

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite) 592

(inclui staff + speakers)

Check-ins 259
No-show 333

(56% dos inscritos)

Inscritos no balcão 23
Palestrantes (*) 19
Staff (*) 28
Total de presentes 282

(check-ins + balcão)

Notas:

  • Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.
  • A contagem de palestrantes não considera quem apresentou no Lightning Talk, Carreer Fair nem Brazilian Arsenal.

Riscos

  • Chuva